Wij doen wat goed is

Rapporteer uw zorgen

Blijf niet zwijgen: hoe moet je je bezorgdheden melden

Als je gedrag ziet dat in jouw ogen niet goed is, moet je dit altijd melden. Probeer onderstaande volgorde aan te houden wanneer je iets wilt melden.

  • Je manager Indien mogelijk, zou je manager je eerste contactpersoon moeten zijn.
  • Je lokale Human Resources (HR) Als het nodig is, kan je contact opnemen met Group HR.
  • Head of Internal Audit of Head of Ethics and Compliance
  • Telefonische hulplijn "Doen wat Goed is" Meldingen aan onze hulplijn kunnen online gemaakt worden, via e-mail of telefonisch. 

Bij vragen, kan je contact opnemen met Ethics and Compliance op 
codeofconduct@storaenso.com

Wij houden ons aan de wet

"Doen wat goed is" – deze woorden moeten voor alle Stora Enso werknemers een richtlijn zijn in hun dagelijkse werk. Dit betekent dat wij ons houden aan alle geldende lokale, nationale en internationale wetten, regelgeving en vrijwillig aangegane verplichtingen, waar we ook zaken doen. Het is uiterst belangrijk dat u op de hoogte bent van alle wetten en regels die van toepassing zijn op uw werk - inclusief ons bedrijfsbeleid - en dat u zich daaraan houdt. Als plaatselijke wetten en regels verschillen van onze Stora Enso Code, moeten wij aan beide normen voldoen. Maar ons aan de regels houden is niet voldoende – waar mogelijk gaan we verder dan dat en streven we er altijd naar beter te zijn.

Wij vragen ook van al onze vertegenwoordigers, adviseurs en zakenpartners die namens Stora Enso werken, dezelfde wetten en praktijken na te leven, inclusief Stora Enso’s Gedragscode voor Leveranciers.

Wij tolereren geen enkele vorm van corruptie

Ons succes als de onderneming in hernieuwbare materialen is gebaseerd op de producten en diensten die wij leveren, niet op onethisch of onwettig gedrag zoals corruptie. Corruptie – machtsmisbruik voor persoonlijk gewin – bestaat in vele vormen, zoals omkoping, buitensporig zakelijk entertainment en belangenvermenging.

Wij betalen nooit smeergeld of faciliterende betalingen

Wij tolereren geen enkele vorm van omkoping of faciliterende betalingen. Wij streven ernaar dat externe zakenpartners die namens ons handelen, zich ook bewust zijn van onze inzet om ethisch zaken te doen en dit te delen.

Wij vermijden buitensporig zakelijk entertainment

Wij concurreren en doen zaken op basis van kwaliteit en bekwaamheid. Wij bieden geen geschenken aan en aanvaarden nooit geschenken, gastvrijheid of onkostenvergoedingen die onredelijk hoog zijn of zakelijke beslissingen verkeerd kunnen beïnvloeden – of zelfs maar de schijn wekken. Wij verzekeren dat kortingen, commissies, giften en sponsorgeld transparant zijn.

Wij vermijden belangenvermenging

Alle zakelijke transacties moeten worden uitgevoerd met het belang van Stora Enso voorop; alleen dan kan Stora Enso een succesvolle onderneming blijven in hernieuwbare materialen. Dit betekent dat we alle vormen van belangenvermenging vermijden.

Er is sprake van belangenvermenging als u persoonlijk betrokken bent bij iets dat uw werk voor Stora Enso kan beïnvloeden en dat u belemmert bij het nemen van beslissingen in het belang van Stora Enso. Deze vormen van persoonlijke overwegingen of relaties mogen uw werk voor Stora Enso nooit beïnvloeden. Vermijd situaties die voor een buitenstaander de schijn van belangenvermenging kunnen opwekken.

Voorbeelden van mogelijke belangenvermengingen:

  • Een baan buiten de onderneming aannemen die in strijd is met uw baan bij Stora Enso.
  • Een overeenkomst tekenen met een onderneming die wordt beheerd door of in het bezit is van een lid van uw familie.
  • Optreden als bedrijfsdirecteur, directielid of adviseur voor een andere onderneming zonder de toestemming van uw manager. U hebt geen toestemming nodig om betrokken te zijn bij non-profit of liefdadigheidsorganisaties.
  • Financiële belangen, zoals aandelen hebben in ondernemingen die leveranciers, klanten of concurrenten van Stora Enso zijn. U mag echter wel onbeduidende aandelen hebben in een onderneming of fonds waar u, als eigenaar, geen mogelijkheid hebt om invloed uit te oefenen op de bedrijfsoperaties.
  • Beloof, aanvaard of bied geen smeergeld aan, evenmin faciliterende betalingen, onwettige kortingen of andere onethische betalingen – ook niet als deze betalingen normaal zijn in de lokale cultuur.
  • Giften of gastvrijheid mogen nooit worden aangeboden op manieren die de ontvangers laten voelen dat de gever iets in ruil verwacht. Zij mogen niet extravagant of buitensporig in waarde zijn, of te vaak worden aangeboden. 
  • U mag nooit contant geld of een equivalent daarvan geven of accepteren. 
  • Stora Enso betaalt altijd de reis- en verblijfskosten van het eigen personeel, maar normale zakelijke beleefdheden, zoals het betalen van een maaltijd of het delen van een taxi mogen worden beschouwd als redelijke gastvrijheid.
  • Vraag advies aan uw manager als u denkt dat u een belangenvermenging hebt.
  • Als u vermoedt dat uw persoonlijke leven of relaties uw besluitvorming beïnvloeden, zorg er dan voor dat iemand die geen banden heeft met uw omstandigheden, de beslissing neemt (bijvoorbeeld bij het inhuren van externen).
  • Zorg er altijd voor dat u de goedkeuring van uw manager hebt en dat u vastlegt wie de uiteindelijke beslissing heeft genomen.
     

Q: De contactpersoon van een erg belangrijke klant belde me op en eiste dat we een overeengekomen handelskorting moeten overmaken op een nieuwe rekening. De eigenaar van deze rekening is niet de klant, maar een naam die ik niet herken. Moet ik het bedrag overmaken? 

A: Nee. De rekening kan van de klant zijn, maar het kan ook een privérekening van de contactpersoon zijn en in dat geval zou betaling van de handelskorting niet alleen overduidelijk smeergeld zijn, maar ook een misdrijf zijn in de meeste landen. U moet weten wat het verband is tussen de klant en de rekening, voordat u betalingen doet en de regels van onze Business Practice Policy opvolgen.

Wij weten wie onze zakenpartners zijn

Als mondiale onderneming werkt Stora Enso met tienduizenden leveranciers, klanten, vertegenwoordigers, adviseurs en andere zakelijke partners, wereldwijd. Wanneer we weten wie onze zakenpartners zijn, kunnen we het risico om betrokken te raken bij onethische, onwettige of criminele activiteiten verlagen. Voer altijd eerst een degelijk onderzoek uit voordat u een zakelijke partner selecteert. Als onderneming zijn wij niet alleen verantwoordelijk voor de handelingen van onze werknemers, maar ook voor de handelingen van iedereen die ons vertegenwoordigt.

Wij verplichten ons de geldende handelssancties, wetgeving tegen geld witwassen en financiering van terroristen waar ook ter wereld na te leven. Wij gaan geen transacties aan met partijen die onderworpen zijn aan handelssancties of deelnemen aan witwaspraktijken of criminele belastingontduiking. Alle financiële

  • Volg de screeningsprocedures voor anticorruptie voordat u externe partijen inhuurt om namens ons op te treden. Vermijd partners die zich in het verleden schuldig gemaakt hebben aan omkoping of een risico op dit gedrag vormen.
  • Controleer alle potentiële zakelijke partners tegen de geldende sanctielijsten. Volg onze screeningsprocedures bij het plannen van transacties die verband houden met landen die onderworpen zijn aan handelssancties.
  • Blijf alert op voortekenen van mogelijke witwaspraktijken en financiering van terroristen. Deze voortekenen zijn bijvoorbeeld complexe of ongebruikelijke betalingsstructuren of -methodes (zoals contact geld), verzoeken om betalingen aan een niet-gerelateerde rekening of een derde, of het ontbreken van een duidelijk zakelijk doel van de transactie.
  • Voordat u zaken gaat doen met een partij in een belastingparadijs, moet u zeker weten dat het legitieme zaken zijn. Ons team Ethics and Compliance heeft hiervoor een test.
     

Q: Ik sta op het punt een deal te sluiten. De fabriek van de klant staat in Midden-Europa, maar het inkoopcontract staat op naam van een juridische entiteit die geregistreerd is op de Bahama's. De klant legde uit dat alle goederen naar hun fabriek in de Midden-Europa moeten worden vervoerd, maar dat facturen naar de onderneming op de Bahama's moeten worden gestuurd en daarmee worden afgehandeld. Kan ik het contract tekenen?

 A: Door het tekenen van het contract kunt u medeplichtig zijn aan belastingontwijking. Elke handelstransactie met een onderneming in een belastinggevoelig land zoals de Bahama's moet worden gescreend (details in onze Business Practice Policy). Een dergelijke handelsconstructie over meerdere landen kan belasting- en zelfs witwasrisico's opleveren. Vraag Group Tax om advies. 

Wij concurreren op een eerlijke manier

De kwaliteitsproducten en diensten van Stora Enso, maar ook onze getalenteerde en betrokken werknemers maken ons succesvol en competitief. Het ondersteunen van vrije en eerlijke concurrentie in de markt werkt in ons belang en komt ten goede aan de gemeenschap.

We geloven dat alle ondernemingen in staat moeten zijn met ons handel te drijven en te concurreren zoals zij dat wensen, zolang zij zich houden aan de plaatselijke wetten en regels net als wij. Wij raken nooit betrokken bij het kunstmatig hoog of laag houden van prijzen of bij andere praktijken of overeenkomsten die concurrentie inperken. Wij wisselen geen vertrouwelijke informatie uit met concurrenten.

  • De vuistregel is: maak geen afspraken met concurrenten over prijzen, omzetniveaus, markt- of klantenverdeling.
  • Deel geen vertrouwelijke marktgerelateerde informatie met concurrenten. De veiligste manier om dit te doen is alle onnodige contacten met onze concurrenten vermijden – u dient dus altijd een goed gefundeerde en gerechtvaardigde reden te hebben om contact op te nemen met een concurrent. Alle onnodige contacten met onze concurrenten moeten worden vermeden. Als een concurrent een gesprek begint over marktgerelateerde zaken, stop dit gesprek onmiddellijk en licht Ethics and Compliance in.
  • Doe geen openbare prijsaankondigingen en deel geen commercieel gevoelige informatie met externe partijen zonder hier eerst advies over te vragen aan het Ethics and Compliance team.
  • Win eerst juridisch advies in voordat u afspraken maakt met concurrenten of exclusieve langetermijncontracten aangaat met leveranciers of klanten.

Q: Ik werk op de afdeling verkoop en ontmoet regelmatig werknemers van Stora Enso's concurrenten op handelsbeurzen en bijeenkomsten van handelsorganisaties. Soms komt het onderwerp markttrend ter sprake. Waar moet ik aan denken bij dergelijke gesprekken?

A: Elk type informatie dat wordt besproken en dat van invloed kan zijn op de marktstrategie van een concurrent, kan illegale informatie-uitwisseling zijn. U moet vooral voorzichtig zijn als u ambitieuze of op de toekomst gerichte uitspraken doet over onderwerpen zoals prijzen, capaciteit of klanten. 

Wij beschermen onze bedrijfsmiddelen en waarderen onze privacy 

Innovatie is de kern van Stora Enso's transformatietraject en wij willen beschermen wat van ons is om concurrerend te blijven. U gebruikt waarschijnlijk computers, mobiele telefoons, toepassingen en andere technologieën van Stora Enso tijdens uw werk. Deze moeten voornamelijk worden gebruikt voor hun beoogde bedrijfsdoel – professioneel en privégebruik van door de onderneming beschikbaar gestelde technologie of apparatuur mag niet in conflict komen met het belang, beleid of de richtlijnen van Stora Enso. Uiteraard moeten al deze middelen in lijn zijn met geldende wet- en regelgeving.

Wij beschermen gevoelige informatie

Werken voor Stora Enso betekent dat u aan u toevertrouwde gevoelige informatie die u tijdens uw werk te weten komt, absoluut vertrouwelijk moet behandelen. Het delen van gevoelige informatie met buitenstaanders of het gebruik hiervan voor persoonlijk gewin kan Stora Enso beschadigen. Bescherm deze informatie goed.

Wij stellen ook restricties in op aandelenhandel, bekendmaking of ander gebruik van voorkennis.

Wij waarderen privacy 

Digitalisering biedt enorme kansen voor Stora Enso, maar ook uitdagingen zoals hoe wij moeten omgaan met persoonsgegevens van onze werknemers, klanten, leveranciers en andere belanghebbenden. Het verzamelen en verwerken van deze gegevens moet altijd worden gedaan met een gespecificeerd en legitiem bedrijfsdoel en in overeenstemming met geldende wetten.

  • Bescherm de technologie en apparatuur die aan u zijn toevertrouwd en gebruik deze alleen op een wettelijke en ethische manier. Respecteer auteursrecht: installeer alleen software op bedrijfscomputers waarvoor u toestemming hebt en blijf uit de buurt van onbeveiligde websites.
  • Sla geen kwetsend of obsceen materiaal (zoals pornografie) op apparatuur van de onderneming op.
  • Bespreek gevoelige informatie alleen in een besloten omgeving en met mensen die hiervoor bevoegd zijn. Vermijd gevoelige informatie te bespreken met familie of vrienden, op openbare plekken zoals restaurants, hotellobby's of op het openbaar vervoer, tijdens vergaderingen van handelsorganisaties of op sociale media.
  • Gebruik niet hetzelfde wachtwoord voor meerdere sites. Gelekte toegangsgegevens worden eenvoudig getest op andere diensten, vooral als de gebruikersnaam het Stora Enso emailadres is.
  • U mag ook geen niet-openbare bedrijfsinformatie gebruiken om effecten of obligaties te kopen of verkopen – of voor ander persoonlijk gewin.
  • Al het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens moet een duidelijk en gerechtvaardigd bedrijfsdoel hebben en voldoen aan de geldende wetten. Het moet relevant en noodzakelijk zijn voor het werk dat u doet.
  • Verzamel alleen de hoeveelheid persoonsgegevens die nodig is voor het gespecificeerde doel, zorg ervoor dat deze juist en up to date is en verwijder de gegevens uit alle mappen wanneer ze verouderd of niet langer nodig zijn.
  • Wees volledig transparant over hoe de gegevens worden gebruikt.
  • Houd alle persoonsgegevens veilig en beveiligd. Alleen werknemers en externe partijen die daartoe bevoegd zijn en een gerechtvaardigde reden hebben, mogen inzage hebben in de gegevens.

Q: Ik werk aan een vertrouwelijk project dat te maken heeft met een mogelijke overname van een bedrijf in Spanje. In de markt is het algemeen bekend dat dit bedrijf kan worden overgenomen, maar eventuele kopers zijn niet bekend. Ik vlieg naar Spanje om de bedrijfsinstallaties te inspecteren en ik wil graag op sociale media plaatsen hoe heerlijk het is om voor het werk naar het warme en zonnige Madrid te vliegen. Is dit ok?

A: Dit is waarschijnlijk geen goed idee. Wanneer vertrouwelijke informatie aan u is toevertrouwd, moet u oppassen dat u dit niet deelt met mensen die dit niet mogen weten. Dit is ook van toepassing op situaties waar mensen conclusies kunnen trekken op basis van incomplete informatie zoals hier: onze concurrenten weten waarschijnlijk dat het bedrijf te koop is en dat Stora Enso geen vestigingen in Madrid heeft en kunnen dus afleiden waar het werkbezoek over gaat.

Wij communiceren helder en transparant

Stora Enso vindt het belangrijk dat onze belanghebbenden ons begrijpen en vertrouwen. Dit betekent dat wij met hen op een heldere, transparante manier en tijdig moeten communiceren en ervoor zorgen dat alles wat wij schrijven of zeggen, zowel intern als extern, waar en afgewogen is. Wij luisteren naar onze belanghebbenden zodat wij ook hun mening begrijpen.

Stora Enso moet zich aan de regels en reglementen houden voor aandelenbeurzen en financiële verslaglegging. Bepaalde bedrijfsinformatie moet bijvoorbeeld met alle belanghebbenden op hetzelfde moment worden gedeeld.

Niet alle Stora Enso werknemers kunnen namens de onderneming spreken. Onze belangrijkste woordvoerders zijn de CEO, de CFO, de leidinggevenden van Communications en Investor Relations en de Country Managers. Indien nodig zal Communications een andere woordvoerder benoemen en ondersteunen.

  • Als u niet de aangewezen woordvoerder bent, spreek dan niet in het openbaar namens Stora Enso. Daarmee bedoelen we platforms zoals sociale media, traditionele media en beurzen. Als u een verzoek tot commentaar ontvangt, stuur dit dan door naar de juiste woordvoerder.
  • Gedraag u op sociale media in lijn met de Stora Enso Code, vooral als men weet dat u een werknemer van Stora Enso bent, en wees duidelijk dat uw mening die van uzelf is en niet die van Stora Enso. Lees voor meer informatie onze Richtlijnen inzake sociale media.
  • Denk eraan dat als u uw bedrijfsemail gebruikt, u Stora Enso vertegenwoordigt. Handel professioneel en integer.
  • Deel geen vertrouwelijke informatie over Stora Enso, onze klanten, leveranciers of andere zakelijke partners op het internet.
  • Respecteer auteursrecht en meng u niet in discussies die schade kunnen veroorzaken aan de reputatie van uzelf, uw collega's of Stora Enso.
  • Deel nooit iets dat de schijn heeft van bedreiging, pesterij of intimidatie.

Q: Ik zag dat iemand op Facebook had geschreven dat Stora Enso liegt over hun milieu-inspanningen in mijn regio en in werkelijkheid de grond en de zee vervuilt met hun bedrijfsactiviteiten. Ik weet dat dit niet waar is en wil eigenlijk reageren op het bericht en Stora Enso verdedigen, maar ik weet niet goed hoe ik dat moet doen.

A: U mag niet namens Stora Enso spreken, tenzij u specifiek bent gevraagd om dat te doen, ook niet als u goede bedoelingen hebt en onze onderneming wilt verdedigen. U kunt altijd contact opnemen met ons communicatieteam voor advies; zij zijn getraind in het reageren op opmerkingen die over Stora Enso worden gemaakt.