Postępujemy właściwie

Zgłaszać swoje obawy

Zabierz głos: jak zgłaszać swoje obawy

W razie zauważenia zachowania, które wydaje się być nieodpowiednie, należy zawsze zabrać głos. Podczas raportowania należy zachować poniższą kolejność.

  • Kierownik Jeśli to możliwe, kierownik powinien być pierwszą osobą, do której należy się zgłosić.
  • Lokalny dział HR Jeśli istnieje taka potrzeba, należy skontaktować się z działem HR Grupy.
  • Kierownik działu audytu wewnętrznego lub kierownik działu etyki i zgodności z przepisami
  • Infolinia Właściwego Postępowania Zgłoszeń do naszej infolinii można dokonywać online, za pośrednictwem poczty e-mail lub telefonu.

W przypadku pytań, należy skontaktować się z działem ds. etyki i zgodności z przepisami:
codeofconduct@storaenso.com

Przestrzegamy prawa

„Postępuj właściwie” — tymi słowami powinien kierować się każdy pracownik firmy Stora Enso w swojej codziennej pracy. Oznacza to, że zawsze musimy przestrzegać odpowiedniego prawa lokalnego, krajowego i międzynarodowego, regulacji, a także zobowiązań dobrowolnych wszędzie tam, gdzie prowadzimy działalność. Najważniejsze jest, aby każdy miał świadomość i przestrzegał wszystkich praw i przepisów mających zastosowanie do jego stanowiska — w tym również naszych zasad firmowych. Gdy prawa i przepisy lokalne różnią się od Kodeksu postępowania Stora Enso, wówczas musimy przestrzegać zarówno przepisów lokalnych, jak i postanowień Kodeksu. Jednak postępowanie zgodnie z zasadami nie zawsze jest wystarczające — wykraczamy poza samo przestrzeganie zasad i zawsze dążymy do poprawy.

Postępowania zgodnego z tymi samymi prawami i przepisami, w tym także zgodnie z Kodeksem Postępowania Stora Enso, wymagamy również od naszych wszystkich pośredników, konsultantów i partnerów biznesowych, którzy pracują w imieniu Stora Enso. 

 

Nie tolerujemy działań o charakterze korupcyjnym.

Nasz sukces jako firmy, która angażuje się w rozwój surowców odnawialnych, jest zależny od produktów i usług, które zapewniamy, a nie od nieetycznych i bezprawnych zachowań, takich jak korupcja. Korupcja — nadużycie władzy w celu osiągnięcia zysków osobistych — przyjmuje różne postacie, takie jak łapówki, wygórowane oferty rozrywek, a także konflikt interesów. 

Nigdy nie przekazujemy łapówek ani drobnych gratyfikacji mających na celu przyśpieszenie procedur.

Nie tolerujemy łapówkarstwa i drobnych gratyfikacji mających na celu przyśpieszenie procedur. Dążymy do tego, aby zewnętrzni partnerzy biznesowi, którzy działają w naszym imieniu, mieli świadomość naszego zobowiązania do prowadzenia działalności w sposób etyczny oraz aby również się w to angażowali. 

Unikamy wygórowanych ofert rozrywki

Jesteśmy konkurencyjni i prowadzimy interesy w oparciu o jakość i kompetencje. Nie oferujemy i nie przyjmujemy podarków, wygórowanych przejawów gościnności ani opłat, które mogą niewłaściwie wpływać na decyzje biznesowe albo tworzyć wrażenie takiego wpływu. Dbamy o to, aby udzielane rabatów, prowizji, przekazywanie datków czy sponsoringu odbywało się w sposób transparentny. 

Unikamy konfliktu interesów

Aby firma odnosiła sukcesy w dziedzinie rozwoju surowców odnawialnych, wszystkie jej transakcje biznesowe muszą być realizowane z myślą o najlepszym interesie Stora Enso. Oznacza to, że unikamy wszelkich konfliktów interesów. 

Konflikt interesów to sytuacja, gdy sprawy z życia osobistego wpływają na pracę w firmie Stora Enso i utrudniają podejmowanie decyzji zgodnych z najlepszym jej interesem. Takie sprawy i relacje osobiste nigdy nie powinny wpływać na pracę w Stora Enso. Unikaj wszelkich sytuacji, w których osoba z zewnątrz może odnieść wrażenie, że stoisz w obliczu konfliktu interesów.

Przykłady potencjalnych konfliktów interesów:

  • Przyjęcie zlecenia zewnętrznego, które może wywołać konflikt z Twoją pracą dla Stora Enso.
  • Podpisanie umowy z firmą, która jest zarządzana lub której właścicielem jest członek Twojej rodziny.
  • Pełnienie obowiązków dyrektora, członka zarządu lub konsultanta w innej firmie bez zgody Twojego przełożonego. Zgoda jest niepotrzebna, jeśli chcesz się zaangażować w działalność organizacji non-profit lub charytatywnych.
  • Interes finansowy, na przykład posiadanie udziałów w firmach, które są dostawcami, klientami lub konkurencją firmy Stora Enso. Możesz jednak mieć nieznaczące udziały w firmie lub funduszu, w której jako właściciel nie masz możliwości wpływać na działalność takiego podmiotu.
  • Nie oferuj, nie obiecuj i nie przyjmuj łapówek, drobnych gratyfikacji, niezgodnych z prawem rabatów ani innych nieetycznych ofert zapłaty — nawet jeśli takie zapłaty są typowe w kulturze lokalnej.
  • Podarunki ani przejawy gościnności nigdy nie powinny być udzielane w sposób, który sprawi, że obdarowywany odniesie wrażenie, że obdarowujący oczekuje czegoś w zamian. Takie podarunki i przejawy gościnności nie powinny być ekstrawaganckie, o wygórowanej wartości ani oferowane zbyt często.
  • Nigdy nie dawaj ani nie przyjmuj gotówki ani ekwiwalentów pieniężnych.
  • Stora Enso zawsze opłaca koszty podróży i zakwaterowania swoich członków personelu, ale standardowe uprzejmości, takie jak zapłacenie za posiłek lub wspólne opłacenie za przejazd taksówką mogą być traktowane jako uzasadnione przejawy gościnności.
  • Jeśli myślisz, że stoisz w obliczu konfliktu interesów, skontaktuj się ze swoim przełożonym.
  • Jeśli podejrzewasz, że Twoje życie lub relacje osobiste mogą wpływać na Twoje decyzje, zadbaj o to, aby w takich przypadkach decydował inny współpracownik, który nie jest w żaden sposób zaangażowany w Twoją sytuację (na przykład podczas podejmowania decyzji rekrutacyjnej).
  • Zawsze upewniaj się, że masz zgodę swojego przełożonego i zadbaj o udokumentowanie tego, kto podjął ostateczną decyzję.
     

P: Osoba kontaktowa bardzo ważnego klienta zadzwoniła do mnie i zażądała zwrotu nadpłaconej sumy na nowe konto. Właścicielem tego rachunku nie jest klient, a osoba, której nie znam. Czy mogę wykonać taką płatność? 

O: Nie. Konto może należeć do klienta, ale może również być to prywatne konto osoby kontaktowej, a w takim przypadku zwrot nadpłaconej sumy byłby nie tylko łapówką, ale również przestępstwem kryminalnym w większości krajów. Przed dokonaniem płatności upewnij się, że znasz powiązanie między właścicielem tego rachunku a klientem. Postępuj zgodnie z regułami określonymi w naszej polityce praktyk biznesowych.

Znamy naszych partnerów biznesowych

Stora Enso, jako firma globalna, współpracuje z dziesiątkami tysięcy dostawców, klientów, pośredników, konsultantów i innych partnerów biznesowych na całym świecie. Gdy znamy naszych partnerów biznesowych, możemy zminimalizować ryzyko tego, że zostaniemy zaangażowani w działania nieetyczne, nielegalne lub kryminalne. Przed wybraniem partnera biznesowego zawsze zachowaj należytą ostrożność. Jako firma ponosimy odpowiedzialność nie tylko za działania naszych pracowników, ale również działania każdego, kto nas reprezentuje. 

Zobowiązaliśmy się do pełnego przestrzegania odpowiednich branżowych programów sankcyjnych oraz obowiązujących w różnych częściach świata przepisów zakazujących prania pieniędzy czy finansowania działalności terrorystycznej. Nie angażujemy się w transakcje ze stronami, które podlegają sankcjom branżowym i które uczestniczyły w praniu pieniędzy czy kryminalnym uchylaniu się od zobowiązań podatkowych. Wszystkie działania finansowe muszą być wykonywane w sposób transparentny i właściwie rejestrowane. 

  • Zanim zaangażujesz się w działalność z podmiotami zewnętrznymi, które działają w naszym imieniu, wykonaj nasze procedury należytej ostrożności w odniesieniu do przeciwdziałania łapówkarstwu. Unikaj partnerów, w stosunku do których pojawiały się zarzuty łapówkarstwa lub działają w sposób sugerujący ryzyko łapówkarstwa.
  • Sprawdź wszystkich potencjalnych partnerów na odpowiednich listach podmiotów objętych sankcjami. Gdy planujesz transakcje powiązane z krajami poddanymi programom sankcji branżowych, postępuj zgodnie z naszymi procedurami należytej ostrożności.
  • Zwracaj uwagę na znaki ostrzegawcze wskazujące na ryzyko prania brudnych pieniędzy i finansowania terrorystów. Do takich znaków zaliczamy złożone i niestandardowe struktury oraz metody płatności (na przykład gotówka), prośby o dokonanie płatności na konta niepowiązanych podmiotów albo innych firm, a także brak oczywistego celu biznesowego konkretnej transakcji.
  • Przed rozpoczęciem współpracy z firmą z siedzibą w kraju, który jest rajem podatkowym, upewnij się, że jest to zalegalizowana firma. Nasz zespół ds. etyki i zgodności z przepisami może to sprawdzić.
        

P: Niedługo sfinalizuję umowę. Tartak klienta znajduje się w Europie Środkowej, ale klient podpisał umowę dotyczącą zakupów surowców od podmiotu prawnego zarejestrowanego na Bahamach. Klient wyjaśnił, że wszystkie towary powinny być dostarczane do jego tartaku w Europie Środkowej, ale faktury należy wysyłać i rozliczać z firmą na Bahamach. Czy mogę podpisać taką umowę?

 O: Podpisanie takiej umowy może oznaczać pomoc w uchylaniu się od zobowiązań podatkowych. Każda transakcja biznesowa z firmą znajdującą się w kraju wrażliwym na podatki, takim jak Wyspy Bahama, musi przejść odpowiednią kontrolę (której szczegóły zawiera nasza polityka praktyk biznesowych). Struktura umów obejmująca wiele krajów, tak jak w tym przypadku, może również stwarzać ryzyko uchylania się od zobowiązań podatkowych i prania pieniędzy. W celu uzyskania porady skontaktuj się z zespołem ds. podatków. 

Rywalizujemy sprawiedliwie

Wysokiej jakości produkty i usługi Stora Enso, a także nasi utalentowani i zaangażowani pracownicy zapewniają nam sukces i przewagę konkurencyjną. Wspieranie nieograniczonej i zgodnej z przepisami konkurencji na rynkach działa w naszym interesie i przynosi korzyści społeczeństwu.

Wierzymy, że wszystkie firmy powinny mieć możliwość współpracy i konkurowania z nami w wybrany przez siebie sposób, pod warunkiem, że będą przestrzegały regulacji i przepisów prawa miejscowego tak, jak my to robimy. Nigdy nie angażujemy się w sztuczne zawyżanie lub zaniżanie cen, ani w jakiekolwiek inne działania bądź umowy ograniczające konkurencję. Nie wymieniamy się poufnymi informacjami z firmami konkurencyjnymi. 

 
  • Zasadą jest, że nie ustalamy cen, poziomów produkcji, podziałów rynku ani przydziałów klientów.
  • Nie dziel się z konkurentami poufnymi informacjami na temat rynku. Najbezpieczniej jest unikać jakichkolwiek zbędnych kontaktów z konkurencją — zawsze upewnij się, że przyczyna kontaktu z konkurencją jest dobrze uzasadniona i zgodna z prawem. Należy unikać wszystkich zbędnych kontaktów z konkurentami. Jeśli konkurent rozpoczyna rozmowę na temat problemów z rynkiem, natychmiast ją przerwij i poinformuj o tym zespół ds. etyki i zgodności z przepisami.
  • Nie ogłaszaj publicznie cen i nie dziel się ważnymi informacjami handlowymi z podmiotami zewnętrznymi bez konsultacji z zespołem ds. etyki i zgodności z przepisami.
  • Zasięgnij porady prawnej przed zawieraniem jakichkolwiek umów z konkurencją i przed wchodzeniem w długoterminowe kontrakty na wyłączność z dostawcami i klientami.

P: Pracuję w dziale handlowym i regularnie spotykam się z pracownikami konkurentów Stora Enso na targach i imprezach związków branżowych. Czasami w naszych rozmowach pojawia się temat trendów na rynku. Co muszę wziąć pod uwagę podczas takich rozmów?

O: Zwykle każdy rodzaj informacji, który może wpłynąć na strategię rynkową konkurencji, może być potraktowany jako nielegalna wymiana informacji. Zachowaj ostrożność w odniesieniu do oświadczeń dotyczących celów i planów na przyszłość, na przykład w temacie cen, zdolności produkcyjnych i klientów. 

Chronimy nasze zasoby i cenimy prywatność 

Innowacje stały się siłą napędową transformacji firmy Stora Enso, a naszym zadaniem jest ochrona tego, co nasze, w celu zachowania przewagi konkurencyjnej. W swojej pracy prawdopodobnie używasz komputerów, telefonów komórkowych, aplikacji i innych rozwiązań technologicznych, które należą do firmy Stora Enso. Te rozwiązania powinny być przede wszystkim używane zgodnie z ich przeznaczeniem biznesowym — w żaden sposób użycie technologii ani sprzętu zapewnianego przez firmę do celów zawodowych ani prywatnych nie może być niezgodne z interesami, zasadami ani wytycznymi firmy Stora Enso. Oczywiście każdy przypadek użycia musi być również zgodny z odpowiednimi przepisami prawa i rozporządzeniami.

Chronimy informacje poufne

Jeśli pracujesz w Stora Enso, oznacza to, że wszelkie informacje zdobyte podczas pracy należy zachować w całkowitej tajemnicy. Dzielenie się poufnymi informacjami z osobami z zewnątrz albo używanie ich w celu osiągnięcia korzyści osobistych może spowodować osłabienie pozycji firmy Stora Enso. Aktywnie zadbaj o bezpieczeństwo tych informacji. 

Aby zapobiegać nadużyciom rynkowym, określamy również ograniczenia dotyczące handlu akcjami, ujawniania informacji i innego wykorzystania informacji poufnych.

 

Cenimy prywatność 

Digitalizacja przynosi firmie Stora Enso wiele możliwości, ale również stawia przed nami wyzwania na przykład dotyczące ochrony danych osobowych naszych pracowników, klientów, dostawców i innych interesariuszy. Gromadzenie i przetwarzanie tych danych jest zawsze realizowane w konkretnym i zgodnym z prawem celu oraz zgodnie z odpowiednimi przepisami.  

  • Chroń powierzone Ci technologie i sprzęty i używaj ich tylko w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki. Respektuj prawa autorskie, na firmowych komputerach instaluj tylko oprogramowanie, które może na nich się znajdować i unikaj jakichkolwiek niezabezpieczonych witryn internetowych.
  • Na urządzeniach należących do firmy nie przechowuj żadnych obraźliwych ani obscenicznych materiałów (takich jak pornografia).
  • Rozmowy dotyczące informacji poufnych prowadź tylko w otoczeniu zapewniającym prywatność i z osobami, które mogą w takich rozmowach uczestniczyć. Unikaj omawiania takich kwestii z rodziną i znajomymi, w miejscach publicznych, takich jak restauracje, poczekalnie hotelowe i publiczne środki transportu, na spotkaniach związków zawodowych oraz w mediach społecznościowych.
  • Nie używaj tego samego hasła wiele razy w różnych serwisach. Poświadczenia logowania, które wyciekną, można bardzo łatwo sprawdzić w innych serwisach, szczególnie wtedy, gdy nazwą użytkownika jest adres e-mail Stora Enso.
  • Pamiętaj również o tym, że nie możesz używać niepublicznych informacji firmy w celu kupowania i sprzedawania akcji bądź papierów wartościowych ani do innych celów prywatnych.
  • Wszystkie przypadki gromadzenia i przetwarzania danych osobowych muszą mieć wyraźnie zdefiniowany i zgodny z prawem cel biznesowy, a ponadto muszą być zgodne z odpowiednimi przepisami prawa. Cel powinien być właściwy dla wykonywanych przez ciebie zadań.
  • Zgromadź tylko taką ilość danych osobowych, jaka będzie konieczna dla osiągnięcia konkretnego celu, upewnij się, że dane są dokładne i aktualne, a następnie usuń je ze wszystkich folderów, gdy staną się przestarzałe lub przestaną być potrzebne.
  • Zachowaj pełną transparentność na temat tego, w jaki sposób dane będą używane.
  • Przechowuj wszystkie dane osobowe w bezpieczny sposób. Dane mogą oglądać tylko uprawnieni do tego pracownicy i podmioty zewnętrzne mające uzasadniony powód.
         

P: Pracuję nad poufnym projektem, który dotyczy potencjalnego przejęcia firmy w Hiszpanii. Na rynku krążą pogłoski, że ta firma jest na sprzedaż, ale potencjalni kupcy są nieznani. Lecę do Hiszpanii, aby przyjrzeć się placówkom i sprzętom tej firmy, ale chcę w mediach społecznościowych wspomnieć o tym, jak wspaniałym miejscem na podróż służbową jest ciepły i słoneczny Madryt. Czy taka informacja będzie w porządku?

O: To prawdopodobnie nie jest dobry pomysł. Jeżeli powierzono Ci poufne informacje, musisz zachować ostrożność, aby nie ujawniać ich niepowołanym osobom. Dotyczy to również sytuacji, w których różne osoby mogą wnioskować na podstawie niekompletnych sytuacji, tak jak w tym przypadku: nasza konkurencja prawdopodobnie wie, że ta firma jest na sprzedaż, oraz że Stora Enso nie ma placówki w Madrycie, i dzięki temu będą mogli domyślić się, czego dotyczyła ta podróż.

Komunikujemy się w sposób zrozumiały i transparentny

Dla firmy Stora Enso ważne jest zrozumienie i zaufanie naszych interesariuszy. Oznacza to, że musimy komunikować się z nimi w sposób zrozumiały, transparentny i w odpowiednim czasie. Ponadto musimy dbać o to, aby wszystko, co piszemy i mówimy, zarówno w firmie, jak i publicznie, było zgodne z prawdą i wyważone. Dodatkowo słuchamy naszych interesariuszy, aby poznać ich punkty widzenia.

Firma Stora Enso musi przestrzegać zasad i przepisów określonych dla rynku papierów wartościowych i sprawozdawczości finansowej. Na przykład niektóre informacje o firmie muszą być udostępniane wszystkim interesariuszom w tym samym czasie.

Nie wszyscy pracownicy Stora Enso mogą wypowiadać się w imieniu firmy. Naszymi głównymi rzecznikami są dyrektor generalny, dyrektor finansowy, kierownik ds. komunikacji i relacji inwestorskich, a także dyrektorzy krajowi. W razie potrzeby dział komunikacji wyznaczy innych rzeczników i zapewni im odpowiednie wsparcie. 

 
  • Jeśli nie jesteś wyznaczonym rzecznikiem, nie wypowiadaj się publicznie w imieniu firmy Stora Enso. Dotyczy to platform, takich jak media społecznościowe, media tradycyjne i giełdy papierów wartościowych. Jeśli ktoś poprosi Cię o komentarz, zawsze skieruj pytającego do odpowiedniego rzecznika.
  • W mediach społecznościowych — szczególnie wtedy, gdy możesz zostać rozpoznany(-a) jako pracownik Stora Enso — zachowuj się zgodnie z Kodeksem Stora Enso i zadbaj o to, aby przedstawiać swoje opinie jako swoje, a nie firmy Stora Enso. Więcej informacji zawierają nasze przewodniki dotyczące mediów społecznościowych.
  • Gdy korzystasz z firmowego adresu e-mail, pamiętaj, że reprezentujesz firmę Stora Enso. Zachowuj się profesjonalnie i zgodnie z zasadami.
  • Nie ujawniaj w Internecie poufnych informacji dotyczących firmy Stora Enso, naszych klientów, dostawców ani innych partnerów biznesowych.
  • Respektuj prawa autorskie i nie angażuj się w komunikację, która może zaszkodzić reputacji Twojej, Twoich współpracowników lub firmy Stora Enso.
  • Nigdy nie ujawniaj żadnych informacji, które mogą zostać potraktowane jako groźba, prześladowanie lub zastraszanie.
     

P: Widziałem wpis na Facebooku informujący o tym, że Stora Enso kłamie na temat swoich działań, które mają na celu ochronę środowiska naturalnego w moim regionie, i że na skutek swojej działalności w rzeczywistości zanieczyszcza glebę i morze. Nie wiem, czy to prawda, chcę odpowiedzieć na ten wpis, aby obronić Stora Enso, ale nie wiem, jak to zrobić.

O: Nawet jeśli masz dobre intencje i chcesz bronić naszej firmy, nie wypowiadaj się w imieniu Stora Enso, chyba że ktoś wyznaczy Cię do tej roli. Zawsze możesz skontaktować się z naszym zespołem ds. komunikacji w celu uzyskania porady; osoby udzielające się w tym zespole zostały przeszkolone w zakresie odpowiadania na komentarze dotyczące Stora Enso.